Arsip Universitas Gadjah Mada

Bagian identitas

Kode unik

001001

Nama resmi

Arsip Universitas Gadjah Mada

Nama paralel

  • Arsip UGM

Nama lain

  • Arsip UGM

Tipe

  • Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi Negeri

Bagian kontak

 

Arsip Universitas Gadjah Mada Kontak utama

Tipe

Alamat

Alamat

Gedung L7 Lantai 2, Komplek Perpustakaan UGM, Bulaksumur

Kabupeten/Kota

Yogyakarta

Provinsi

Daerah Istimewa Yogyakarta

Nama Negara

Indonesia

Kode pos

55281

Telepon

(0274) 6492151, 6492152, 582907

Faks

Fax: (0274) 582907

Catatan

Bagian deskripsi

Sejarah

Arsip Universitas Gadjah Mada didirikan dengan SK Rektor No.249/P/SK/HT/2004 dan diresmikan tanggal 11 September 2004 oleh rektor UGM Prof.Dr.Sofian Effendi bersama Kepala ANRI Drs. Djoko Utomo, MA. Sebelumnya pengelolaan Arsip di UGM, terutama arsip inaktif, diserahkan pada satu unit tersendiri yaitu Sentral Arsip (Records Center), yang secara operasional kegiatannya berada di bawah tanggung jawab bagian Tata Usaha dan Rumah Tangga.

Setelah UGM berubah status menjadi Perguruan Tinggi BHMN, berdasarkan Keputusan Majelis Wali Amanat No.12/SK/MWA/2003 tanggal 18 Oktober 2003 tentang ART UGM, pada BAB VI pasal 9 ayat 7 butir f disebutkan bahwa Arsip Universitas Gadjah Mada, bersama sama Perpustakaan, PPTiK, KP4, LPPT, PPP, dan Rumah Sakit Pendidikan, merupakan Unsur Penunjang Universitas. Dengan demikian, keberadaan Arsip Universitas secara legal formal terwadahi.

Rintisan awal pendirian Arsip Universitas Gadjah Mada dimulai setelah ada perpanjangan kerja sama antara ANRI dengan UGM. Penandatanganan naskah MoU tanggal 3 Oktober 2002 oleh Prof. Dr. Sofian Effendi (Rektor UGM pada waktu itu) dan Dr. Mukhlis Paeni (Kepala ANRI pada waktu itu) menjadi tonggak penting bagi pendirian Arsip Universitas Gadjah Mada. Pertemuan-pertemuan intensif antara pejabat-pejabat ANRI dengan rektor UGM menghasilkan kesepakatan untuk merealisasikan MoU pasal 2 ayat 2a, yakni pendirian Arsip Universitas Gadjah Mada. Kemudian, berdasarkan MoU pasal 3 ayat 1, pelaksana teknis kerja sama itu adalah Fakultas Ilmu Budaya, kemudian fakultas menunjuk Program Diploma Kearsipan untuk mempersiapkan pendirian Arsip Universitas. Dengan difasilitasi ANRI, Program Diploma Kearsipan FIB selama kurang lebih dua tahun (akhir tahun 2002 sampai pertengahan 2004) melakukan penelitian dan studi kelayakan untuk mempersiapkan pendirian Arsip Universitas.

Setelah semua persiapan dianggap cukup, termasuk sarana dan prasarannya, kemudian pada tanggal 11 September 2004 Arsip Universitas Gadjah Mada diresmikan oleh Rektor UGM Prof. Dr. Sofian Effendi dan Kepala ANRI Drs. Djoko Utomo, M.A.

Sejak diresmikan tahun 2004, Arsip Universitas Gadjah Mada menempati Gedung Pantja Dharma (dahulu lebih dikenal dengan Gedung Perpustakaan Unit II) Sekip Unit V, lantai 1 sayang selatan. Mulai Juli 2012 Arsip Universitas Gadjah Mada pindah ke Komplek Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada, Bulaksumur, tepatnya di lantai 3 Gedung L7. Kemudian pada Maret 2019 kegiatan administrasi dan perkantoran Arsip Universitas Gadjah Mada berada di Lantai 2 pada Gedung yang sama, sedangkan lantai 3 difungsikan sebagai Depo Arsip.

Konteks geografis dan budaya

Mandat/sumber kewenangan

Struktur administrasi

Kebijakan mengenai Pengelolaan Arsip dan Penghimpunan

Gedung

Khazanah

Sarana temu balik, pedoman dan publikasi

Bagian akses

Waktu layanan

Seluruh proses pelayanan arsip diselenggarakan di Ruang Baca Arsip. Waktu layanan Ruang Baca Arsip adalah:
Senin – Kamis : 08.00 – 15.30 WIB (Istirahat 11.30 - 13.30)
Jumat : 08.00 – 15.30 WIB (Istirahat 11.00 - 13.30)

Persyaratan dan Kondisi Akses

Akses menuju lokasi

Bagian layanan

Layanan penelitian

Layanan reproduksi

Area publik

Bagian kontrol

Kode unik deskripsi

Kode unik lembaga

Aturan dan/atau konvensi yang digunakan

Status

Tingkat kedetilan

Tanggal pembuatan, revisi, dan penghapusan

Bahasa

Tulisan

Sumber

Catatan mengenai pemeliharaan

Jalur akses

Titik Akses

  • Pendidikan (Thematic area)
  • Clipboard

Kontak utama

Gedung L7 Lantai 2, Komplek Perpustakaan UGM, Bulaksumur
Yogyakarta, Daerah Istimewa Yogyakarta
ID 55281